Verwerkersovereenkomst

Partijen

1. De Klant, de organisatie die MailManager gebruikt, als verwerkingsverantwoordelijke, vertegenwoordigd door de eigenaar die deze overeenkomst in MailManager ondertekent.
2. Onair ("MailManager"), [adres], [postcode] [plaats], KvK [KvK-nummer], als verwerker.

Deze overeenkomst hoort bij de algemene voorwaarden van MailManager en voldoet aan artikel 28 van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Begrippen als persoonsgegevens, verwerking, betrokkene en inbreuk op de beveiliging betekenen wat de AVG eronder verstaat.

Artikel 1. Onderwerp

1. MailManager verwerkt persoonsgegevens voor de Klant om MailManager en wat erbij hoort te leveren: abonnees en verzendlijsten bijhouden, nieuwsbrieven versturen en meten, en statistieken.
2. Welke gegevens, van wie en waarvoor, staat in bijlage 1.
3. De Klant bepaalt het doel en de middelen. Hij staat ervoor in dat hij een grondslag heeft voor de verwerking en dat hij de betrokkenen informeert, bijvoorbeeld met een privacyverklaring op zijn website.

Artikel 2. Instructies

1. MailManager verwerkt de gegevens alleen in opdracht van de Klant. Die opdracht bestaat uit deze overeenkomst en de instellingen en handelingen van de Klant in MailManager.
2. MailManager verwerkt de gegevens niet voor eigen doeleinden. Statistieken over het gebruik van MailManager zelf, zonder herleidbare persoonsgegevens van abonnees, vallen daar niet onder.
3. Vindt MailManager een instructie in strijd met de AVG, dan meldt zij dat direct aan de Klant.
4. Moet MailManager gegevens afgeven op grond van de wet, dan meldt zij dat vooraf aan de Klant, tenzij de wet dat verbiedt.

Artikel 3. Geheimhouding

Iedereen die namens MailManager bij de gegevens kan, is tot geheimhouding verplicht en kan er alleen bij voor zover het werk dat vraagt.

Artikel 4. Beveiliging

1. MailManager neemt passende technische en organisatorische maatregelen tegen verlies en onrechtmatige verwerking. Bijlage 2 beschrijft ze.
2. MailManager mag de maatregelen aanpassen, zolang het niveau van beveiliging niet daalt.

Artikel 5. Subverwerkers

1. De Klant geeft MailManager algemene toestemming om subverwerkers in te schakelen. De subverwerkers op de ingangsdatum staan in bijlage 3.
2. MailManager meldt een nieuwe of andere subverwerker ten minste dertig dagen vooraf. De Klant mag daar binnen die termijn met redenen bezwaar tegen maken; komen partijen er niet uit, dan mag de Klant de overeenkomst opzeggen tegen de datum van de wijziging.
3. MailManager legt subverwerkers ten minste dezelfde plichten op als in deze overeenkomst en blijft tegenover de Klant verantwoordelijk voor hen.

Artikel 6. Doorgifte buiten de EER

MailManager verwerkt de gegevens in de Europese Economische Ruimte. Gaan gegevens toch daarbuiten, zoals bij een subverwerker buiten de EU, dan alleen met passende waarborgen: een adequaatheidsbesluit, zoals het EU-VS Data Privacy Framework, of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Artikel 7. Rechten van betrokkenen

1. MailManager laat de Klant zelf gegevens inzien, wijzigen en verwijderen, en abonnees kunnen zich met één klik afmelden.
2. Waar dat niet volstaat, helpt MailManager de Klant binnen redelijke grenzen bij verzoeken van betrokkenen. Krijgt MailManager zelf een verzoek, dan stuurt zij het door naar de Klant.

Artikel 8. Inbreuken op de beveiliging

1. MailManager meldt een inbreuk op de beveiliging die de gegevens van de Klant raakt zonder onredelijke vertraging, en zo mogelijk binnen 48 uur na ontdekking, aan de eigenaren van de Klant.
2. De melding beschrijft wat er gebeurd is, welke gegevens en hoeveel betrokkenen het naar verwachting raakt, wat de gevolgen zijn en welke maatregelen MailManager neemt.
3. De Klant beslist of hij de inbreuk meldt bij de Autoriteit Persoonsgegevens en de betrokkenen. MailManager helpt daarbij.

Artikel 9. Bijstand en controle

1. MailManager helpt de Klant bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling en een voorafgaande raadpleging, voor zover die over de Dienst gaan.
2. MailManager geeft de Klant de informatie die nodig is om aan te tonen dat deze overeenkomst wordt nageleefd. Een audit door een onafhankelijke deskundige is mogelijk na overleg, ten hoogste eens per jaar en op kosten van de Klant, tenzij de audit een tekortkoming van MailManager aan het licht brengt.

Artikel 10. Duur en einde

1. Deze overeenkomst loopt zolang MailManager voor de Klant gegevens verwerkt.
2. Na het einde van de dienstverlening geeft MailManager op verzoek van de Klant binnen dertig dagen een export van de gegevens, en verwijdert zij daarna alle gegevens, ook uit de reservekopieën binnen dertig dagen daarna, tenzij de wet bewaren verplicht.

Artikel 11. Aansprakelijkheid

Voor de aansprakelijkheid geldt wat de algemene voorwaarden bepalen. Een boete of schade die het gevolg is van het handelen van een partij in strijd met de AVG, komt voor rekening van die partij.

Artikel 12. Slot

1. Gaat deze overeenkomst iets anders zeggen dan de algemene voorwaarden, dan gaat deze overeenkomst voor wat persoonsgegevens betreft.
2. Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.
3. De overeenkomst wordt elektronisch ondertekend in MailManager. MailManager legt daarbij vast wie tekent, met welke functie, wanneer, vanaf welk IP-adres en welke versie van de tekst, met een vingerafdruk (SHA-256) van die tekst. Beide partijen erkennen die ondertekening als rechtsgeldig.

Bijlage 1. Gegevens, betrokkenen en doelen

Betrokkenen	Gegevens	Doel
Nieuwsbriefabonnees	E-mailadres, naam, extra velden die de Klant instelt, verzendlijsten, aan- en afmeldmomenten, openingen en kliks	Nieuwsbrieven versturen en meten
Personen in de nieuwsbrieven	Wat de Klant over personen in een nieuwsbrief zet	Nieuwsbrieven samenstellen

Bijzondere persoonsgegevens worden niet verwerkt, tenzij de Klant ze zelf in een nieuwsbrief of een abonneeveld zet.

Bijlage 2. Beveiligingsmaatregelen

• Alle verbindingen gaan over TLS, met HSTS en beveiligingsheaders.
• Inloggen in MailManager met wachtwoord, tweestapsverificatie of passkeys; abonnees bevestigen en melden af met een ondertekende link.
• Wachtwoorden en tokens worden alleen als hash opgeslagen. Geheimen van de applicatie staan in een aparte kluis (OpenBao).
• Elke organisatie ziet alleen haar eigen gegevens; rechten binnen een organisatie lopen via groepen.
• De server staat achter een firewall die alleen de nodige poorten openzet.
• Elke nacht een versleutelde reservekopie van de database, de kluis en de bestanden op een tweede locatie in Nederland, dertig dagen bewaard.
• Logboeken en monitoring van de server en de applicatie, met een beperkte bewaartermijn.
• Inloggen als gebruiker door platformbeheer wordt vastgelegd en is zichtbaar.

Bijlage 3. Subverwerkers

Subverwerker	Wat	Waar
netcup GmbH	Hosting van de server	Duitsland (EU)
TransIP B.V.	Versleutelde reservekopieën (STACK) en domeinregistratie	Nederland
Grafana Labs	Monitoring en logboeken	EU